המקום! או איך לא אמרו לי שזה הולך להיות כל כך קשה?!

כולם אומרים שבחירת המקום בו תיערך חתונת חלומותינו הוא החלק הקשה ביותר בארגון החתונה ובחודש האחרון נוכחתי לדעת כמה שזה נכון!!!. בכל מקום שאליו הגענו צד הבריידזילה שבי התעורר ואיים לפרוץ כל פעם שמצאתי משהו שאיים על הגשמת חתונת חלומותיי כפי שראיתי בעיניי רוחי מאז גיל 4 ...:כאן החופה לא ממוקמת טוב, כאן הדשא סינטטי, כאן הריצוף נראה ישן וכאן האולם נראה כמו חדר אוכל במלון בטבריה...והרשימה ממשיכה וממשיכה....
מסתבר שקשה מאוד למצוא מקום שמשלב את כל האלמנטים שחשובים לנו ככלות ואולי נראים לאחרים כשוליים כמו חופה מיוחדת, שביל כניסה ארוך (כי מי לא רוצה שרגע הכניסה שלה יימשך לנצח?!) ואולם עם פוטנציאל למינימום קרחנה כמו במועדונים הכי שווים בת"א, את כל אלו אנחנו מנסות לשלב יחד עם האלמנטים שאמורים להיות חשובים לנו כמארחות כמו אוכל טוב, קירבה אזורית לכל המוזמנים, גישה נוחה לאורחים היותר מבוגרים וכו'. על כל אלו תוסיפו את הרצון לא לסיים את החתונה בפשיטת רגל (אנחנו מממנים את החתונה מהכסף של המתנות ולא בעזרת ההורים) והרי לכם מתכון מוצלח לתסכול ובלבול שאין כמוהו.
החלטתי לחלק את הנושא לשני פוסטים (כן יש לי הרבה מה להגיד...) בפוסט הזה אני אנסה להקל עליכן את התהליך ולעשות קצת סדר בבלאגן (גם באמצעות הניסיון שלי וגם של חברות שלי) ובנוסף אכלול את רשימת השאלות שאספתי מכל אתר אינטרנט אפשרי/חברה שהתחתנה שצריך לשאול בפגישה באולם/גן האירועים.
בפוסט הבא אספר קצת יותר על החוויה האישית שלי ועל המקום הנבחר.

שלב ראשון-רשימת מוזמנים:
אז בשלב הראשון לפני שמתחילים לחפש אולם חייבים לשבת עם ההורים של שני הצדדים ולהכין רשימת מוזמנים (לא מדויקת אלא מוערכת) כדי לקבל תמונה ברורה יותר לגבי מס' המוזמנים הצפויים לאירוע. הבדיקה הזו מאוד חשובה כיוון שע"פ מס' המוזמנים תוכלו לדעת מהם האולמות הרלוונטיים עבורכם ולא תבזבזו זמן ואנרגיות על אולמות שלא מתאימים לכמות המוזמנים שלכם. לדוגמא אם יש לכם חתונה של 800 מוזמנים בוודאי שתצטרכו ללכת לאולמות מאוד גדולים שיכולים להכיל כמות כזו של אורחים. בנוסף, יש אולמות אירועים שמכילים שני אולמות-אחד קטן לכמות מוזמנים קטנה ואחד גדול לכמות מוזמנים גדולה יותר. באמצעות ידיעת כמות המוזמנים תוכלו לדעת מהו האולם הרלבנטי עבורכם מבין השניים.
אם יש לכם חתונה קטנה אולי תעדיפו בכלל ללכת לכיוון של חתונות במקומות בוטיקיים יותר שקיימים בד"כ בת"א או ביפו.
בנוסף, אם אתם מעוניינים בחתונה ביום חמישי, בד"כ חייבים להתחייב על כמות מוזמנים מסוימת בגלל הביקוש הגבוה להתחתן ביום הזה.
אחרי שביררתם מהי כמות המוזמנים המוערכת תורידו ממנה 15%-20% וכך תדעו על כמה אורחים אתם יכולים להתחייב שבאמת יגיעו. כמובן ששבוע בערך לפני האירוע תוודאו הגעה טלפונית ולכן אין צורך להילחץ מהמספרים שאינם מדויקים.

שלב שני-איזור האירוע:
אחרי שביררתם כמה אורחים יש לכם חשוב להחליט באיזה איזור בארץ אתם מעוניינים לערוך את האירוע שלכם. השיקול הזה נעשה בד"כ ע"פ מקום מגורי המשפחות. אם ההורים של החתן מהצפון ושל הכלה מהדרום בד"כ עדיף לעשות באמצע, כלומר במרכז.

שלב שלישי-תקופה:
חשוב לחשוב על תקופה שבה אתם מעוניינים להתחתן. קחו בחשבון כי יש הבדלים משמעותיים במחירים בין קיץ לחורף ואם הסיכוי לגשם לא מרתיע אתכם והכסף כן משחק תפקיד, ייתכן שחתונה בחורף היא אופציה מאוד רלבנטית עבורכם.
לאחר שהוחלט על איזור, כמות מזומנים ותקופה אפשר להתחיל לחפש מקומות מתאימים ע"פ המלצות או מקומות שהייתם בהם באירועים או שיטוט באינטרנט. באתר מתחתנים תוכלו למצוא חיפוש מאוד מומלץ ע"פ איזור וכמות מוזמנים.
שלב רביעי-תיאום פגישות:
מומלץ לבחור 4-5 מקומות שמעניינים אתכם ולא להתפזר יותר מידי כי אחרת נוצר בלבול (כמו שקרה לי...).
ברגע שבחרתם מקומות אפשר להתחיל לתאם פגישות עם המקום. מומלץ מאוד לקבוע פגישה ולא להגיע ספונטנית כיוון שלפעמים אנשי המכירות נמצאים בפגישות אחרות ולא יוכלו להתפנות אליכם ולהעניק לכם סיור מודרך והצעת מחיר מסודרת.
שאלות שחשוב לשאול בפגישה (ולרשום את התשובות כדי לא לשכוח):
1. כמה אורחים האולם מכיל?
2. האם למקום יש רישיון עסק והיתר בנייה?
3. האם קיים גנרטור חירום?- למקרה של הפסקת חשמל

4. האם המקום מוגבל מבחינת שעת סיום האירוע?- מהי שעת סיום האירוע, האם תיאלצו לשלם על כל שעה ומעבר לאיזו שעה, וכמה? שעת הסיום בדרך כלל נתונה למשא ומתן ולרוב האולם "מוותר" על תשלום נוסף מעבר לשעה שנקבעה. סיום האירוע בשעה מאוחרת מהסטנדרט (2:00 בלילה) גורר עלויות אצל רוב הספקים ולכן יש לשאול את כל הספקים בעניין זה (אולם, קייטרינג, בר, צלם, די ג'יי).

5. האם הבר שייך למקום או בר חיצוני?

6. האם הקייטרינג הוא של המקום?- במקומות בהם הקייטרינג חיצוני בד"כ העלויות יותר גבוהות.

7. האם יש גישה לנכים ושירותי נכים?

8. האם יש מנקה בשירותים לאורך כל האירוע?

9. האם יש חנייה מסודרת + סדרני חנייה?-לברר כמות מקומות חניה, והאם מדובר בחניה בתשלום. בנוסף לברר לגבי סדרני חנייה.

10. האם יש אבטחה במקום?

11. מה קורה ביום גשום?- חשוב לדעת היכן נערכת החופה, קבלת הפנים (והאירוע עצמו אם בחרתם באירוע בגן במקרה של גשם). 

12. מהו העיצוב הסטנדרטי והחופה שהמקום מספק?-בדרך כלל מחיר המנה כולל עיצוב בסיסי- יש לברר מה המעצב/ת שעובד/ת עם הקייטרינג/ האולם נותנ/ת בעיצוב זה – מרכזי שולחן ? עיצוב חופה ? נרות ? פרחים ? (בדרך כלל פרחים זה הכי יקר ולא תמיד נכלל בעיצוב הבסיסי). מה קורה אם אתם רוצים להביא מעצב משלכם ? האם האולם מאפשר זאת ומזכה אתכם בסכום של העיצוב ?

13. האם יש מסכים?-– אם כן, האם המסכים כלול במחיר המנה או שצריך להוסיף כסף בכדי לעשות בהם שימוש (להקרין מצגות/קליפים וכדומה).

14. מהי מדיניות הביטולים?-ביטול אירוע מצד בעלי השמחה יכול לקרות מהרבה סיבות. לכל מקום יש מדיניות ביטולים אחרת, אבל כולם עובדים על שיטת ה"ככל שתאחר לבטל, תשלם יותר". ביטול מוקדם יעלה לכם בעלות המקדמה ששילמתם, וביטול מאוחר יכול לעלות לכם גם במלוא עלות האירוע.

נסו להתעקש כמה שיותר על הסעיף הזה ולאפשר ביטול במחיר שיהיה הוגן גם עבורכם וגם עבור בעל המקום. במקרי ביטול מסוימים שנובעים מאסונות מומלץ לדרוש החזר מלא של הכסף, או אפשרות לדחות את החתונה במספר חודשים.

15. מהם תנאי התשלום?-כדאי לבדוק בוודאות מה גובה המקדמה, ומהו המועד האחרון לתשלום שאר הכסף. נהוג למשל לשלם 10%-30% מקדמה ושאר הכסף בצ'ק דחוי ליומיים עד ארבעה ימים לאחר האירוע (שיהיה מספיק זמן להפקיד את הצ'קים).

16. מהו מס' הרזרבות?-הרזרבות הם המקומות שאתם שומרים לאורחים שלא בטוח שיגיעו, רק במקרה והם מגיעים מחשבים אותם. ופה יש לשים לב לסיכום שלכם עם בעלי המקום. חשוב שיתנו לכם כמה שיותר רזרבות. אם הבסיס הוא 10% מכמות המוזמנים תתעקשו על 15%.

17. מהו יחס המלצרים לאורחים?- האינטרס שלכם שיהיו כמה שפחות מלצרים כי אתם משלמים על זה. בדרך כלל רוב הקייטרינג וגני האירועים מבקשים שהיחס יהיה מלצר 1 לכל 10 אורחים, משמע אם יש לכם 350 אורחים יהיו 35 מלצרים באירוע. יחס הברמנים: ברמן 1 לכל 60 אורחים משמע בערך 6 ברמנים על 350 אורחים . שימו לב ! לרוב שכר המלצרים/הברמנים ומנהל האירוע לא כלול במחיר המנה אז חשוב לשאול.

18. מהו יחס הברמנים לאורחים?- כנ"ל

19. כמה זמן לפני האירוע עורכים אישורי הגעה?- ככל שאישורי ההגעה נערכים יותר קרוב למועד האירוע כך הם מדויקים יותר. בד"כ אישורי הגעה נערכים שבוע לפני.

20. האם יש חדר חתן כלה?

21. האם ילדים משלמים עבור מנה?-שאלו עד איזה גיל ילדים לא משלמים עבור מנה.

22. האם משפחה מדרגה ראשונה משלמים עבור מנה?-יש לשאול האם בני משפחה מדרגה ראשונה משלמים על מנה ? למשל יש חברות שנותנות 9 מנות ללא חיוב בשביל בני משפחה מדרגה ראשונה (הורים ואחים).  

23. כמה עמדות יש בקבלת פנים?

24. אם המקום מכיל שני אולמות איך מתאמים בין שתי החופות?- חשוב לוודא שטקס החופה באולם השני נערך לפני/אחרי טקס החופה שלכם ולא במקביל כדילמנוע מצב בו שומעים את טקס החופה של הזוג השני במהלך החופה שלכם.
25. תאורה והגברה-בדקו כמה תצטרכו לשלם על תאורה והגברה, והאם יש דיל בו המחירים האלו כלולים (בד"כ דיל חורף).

כבר בפגישה הראשונה חשוב להבין שהמחיר שמוצע לכם הוא מחיר התחלתי בלבד (ברוב המקומות) וכדאי כבר להתחיל להתמקח כדי לקבל תמונה ריאלית יותר של העלות הכוללת. בפגישה הבאה שבד"כ מיועדת לסגירה, תוכלו אפילו לרדת עוד מהמחיר שכבר הורדתם בפגישה הראשונה.

בנוסף, חשוב לנסות לכלול במחיר כל מיני אקסטרות בתוספת תשלום כמו עמדות מיוחדות בקבלת פנים (עמדת סושי לפעמים עולה 10 ש"ח תוספת), בר קינוחים, מנה עיקרית יוקרתית, אפטר פארטי, עמדת שמפניה בכניסה וכו'.
בנוסף, שימו לב שיש מקומות שמאפשרים להתנות את החוזה בטעימות וחשוב לשאול זאת. זו אפשרות מעולה לזוגות שלא נכחו בעצמם באירוע במקום וחשוב להם לטעום את האוכל לפני הסגירה.

כמו שאמרתי, יש המון מרכיבים שצריך לקחת בחשבון בעת בחירת המקום ומדובר בהחלטה לא פשוטה בכלל שמהווה את מרבית עלות האירוע הכוללת. חשוב לקבל את ההחלטה בנחת ולאחר התרשמות ממס' מקומות ולא להינעל ישר על מקום אחד.

נתראה בפוסט הבא בו אפרט יותר על חווית חיפוש המקום שלי...

נשיקות...ותמשיכו לחלום בלבן...